חברתיות, ציבוריות, חינוכיות וקהילתיות. למרות שהמטרה אינה יצירת רווח, הדרישות הפיננסיות והרגולטוריות החלות עליהן מורכבות ולעיתים אף מחמירות יותר מאלה של עסקים מסחריים.
ניהול פיננסי נכון הוא אחד התנאים המרכזיים לשמירה על יציבות הארגון, קבלת תרומות, עמידה בדרישות רשם העמותות ושמירה על אישור ניהול תקין. לכן, הנהלת חשבונות לעמותות אינה רק פעולה טכנית של רישום הכנסות והוצאות, אלא כלי ניהולי חיוני המסייע לעמותה לפעול בצורה שקופה, יעילה וחוקית.
בין אם מדובר בעמותה חדשה בתחילת דרכה ובין אם בארגון ותיק המנהל תקציבים של מאות אלפי או מיליוני שקלים, שירות הנהלת חשבונות מקצועי מאפשר למנהלי העמותה להתמקד בפעילות החברתית תוך ידיעה שההתנהלות הכספית מתבצעת בהתאם לכללים ולרגולציה.
מה כוללת הנהלת חשבונות לעמותות?
הנהלת חשבונות לעמותות כוללת מגוון רחב של פעולות פיננסיות ורגולטוריות:
- רישום הכנסות והוצאות
- קליטת תרומות בארץ ובחו"ל
- התאמות בנקים וכרטיסי אשראי
- הפקת דוחות כספיים שוטפים
- מעקב אחר תקציבים ופרויקטים
- דיווחים לרשויות המס
- הכנת חומר לרואה החשבון המבקר
- ליווי בהגשת מסמכים לרשם העמותות
- בקרה על ניצול תקציבי מענקים ותמיכות
בניגוד לעסק מסחרי, עמותה נדרשת לעיתים לנהל הפרדה תקציבית בין מקורות מימון שונים, קרנות, תרומות ייעודיות ופרויקטים ממומנים. לכן נדרש ידע מקצועי ייעודי בתחום המלכ"רים.
למה עמותות צריכות הנהלת חשבונות ייעודית?
עמותה אינה פועלת לפי אותם עקרונות חשבונאיים וניהוליים של חברה עסקית.
האתגרים המרכזיים כוללים:
עמידה בדרישות רשם העמותות
כל עמותה מחויבת בהגשת מסמכים ודיווחים תקופתיים לצורך שמירה על תקינות פעילותה וקבלת אישור ניהול תקין.
מעקב אחר תרומות
תרומות רבות מתקבלות למטרות מוגדרות מראש. חשוב לוודא שהכספים מנוהלים בהתאם לייעודם.
ניהול תקציבי פרויקטים
עמותות רבות מפעילות מספר תוכניות במקביל, כאשר לכל פרויקט תקציב עצמאי, מקורות מימון שונים ודרישות דיווח ייחודיות.
שקיפות מול תורמים וגורמי מימון
תורמים פרטיים, קרנות פילנתרופיות וגופים ממשלתיים מצפים לקבל דיווחים מדויקים ומקצועיים על השימוש בכספים.
הנהלת חשבונות לעמותות ורשם העמותות
אחד הנושאים החשובים ביותר בניהול עמותה הוא עמידה בדרישות רשם העמותות.
ניהול חשבונאי מסודר מסייע בהכנת:
- דוחות כספיים שנתיים
- דוח מילולי
- מסמכי ביקורת
- מסמכים לאישור ניהול תקין
- דוחות תמיכות ומענקים
כאשר הנהלת החשבונות מנוהלת בצורה נכונה לאורך השנה, תהליך הכנת הדוחות השנתיים הופך לפשוט ומהיר יותר.
חשיבות אישור ניהול תקין
אישור ניהול תקין מהווה במקרים רבים תנאי בסיסי לקבלת:
- תרומות משמעותיות
- תמיכות ממשלתיות
- תקציבים מרשויות מקומיות
- שיתופי פעולה עם גופים ציבוריים
הנהלת חשבונות מקצועית מסייעת לעמותה לעמוד בדרישות המקדימות לקבלת האישור ולמנוע ליקויים שעלולים לעכב את התהליך.
ניהול תרומות בעמותות
אחד המאפיינים הייחודיים של מלכ"רים הוא ניהול תרומות.
ניהול נכון כולל:
- רישום מלא של כל תרומה
- תיעוד מקור הכסף
- מעקב אחר ייעוד התרומה
- הפקת אישורים לתורמים
- התאמה בין התרומות לדוחות הכספיים
מערכת בקרה מסודרת מאפשרת לעמותה לשמור על אמון התורמים ולהציג שקיפות מלאה.
התאמת הנהלת החשבונות לגודל העמותה
לכל עמותה צרכים שונים.
עמותות קטנות
- מספר מצומצם של פעילויות
- מחזור כספי נמוך יחסית
- דיווחים בסיסיים
עמותות בינוניות
- מספר מקורות מימון
- עובדים ומתנדבים
- פרויקטים מרובים
עמותות גדולות
- פעילות ארצית
- מענקים ממשלתיים
- ביקורות תקופתיות
- מערך תקציבי מורכב
לכן חשוב להתאים את שירות הנהלת החשבונות להיקף הפעילות ולצרכים הספציפיים של הארגון.
שירותי הנהלת חשבונות לעמותות שאנו מציעים
אנו מעניקים מעטפת פיננסית מלאה לעמותות ומלכ"רים:
הנהלת חשבונות שוטפת
ניהול מלא של הספרים ורישום הפעילות הכספית.
הכנת חומר לביקורת
עבודה שוטפת מול רואה החשבון המבקר.
דיווחים לרשויות
הגשת דיווחים כנדרש לרשויות המס.
ליווי לרשם העמותות
סיוע בהכנת מסמכים ובניהול תהליכים מול הרשם.
בניית תקציבים ובקרות
בניית תקציב שנתי ומעקב אחר ביצוע בפועל.
ניהול מענקים ותרומות
מעקב אחר הכנסות ייעודיות ועמידה בדרישות הגורמים המממנים.
הנהלת חשבונות לעמותות והיערכות לביקורת
כל עמותה עשויה לעבור ביקורת מצד רואה החשבון המבקר, רשם העמותות או גופים מממנים.
ניהול מסודר לאורך השנה מאפשר:
- שליפה מהירה של מסמכים
- הצגת אסמכתאות מסודרות
- הפקת דוחות מדויקים
- קיצור משמעותי של תהליך הביקורת
במקרים רבים, ליקויים חשבונאיים מתגלים רק בשלב הביקורת ויוצרים עיכובים מיותרים שניתן היה למנוע מראש.
הקשר בין הנהלת חשבונות לעמותות לבין מלכ"ר
אם עדיין אינכם בטוחים מהו מלכ"ר ומה ההבדל בינו לבין עמותה, מומלץ לקרוא את המדריך המקיף שלנו בנושא:
מה זה מלכ"ר?
במאמר זה תוכלו ללמוד:
- מהו מוסד ללא כוונת רווח
- מה ההבדל בין עמותה למלכ"ר
- אילו חובות דיווח קיימות
- כיצד פועל המיסוי במלכ"רים
הבנת המבנה המשפטי והחשבונאי של מלכ"ר מסייעת לקבל החלטות נכונות בניהול השוטף של הארגון.
המלצת קישור פנימי:
מה זה מלכ"ר? המדריך המלא להבנת מוסדות ללא כוונת רווח
שאלות ותשובות בנושא הנהלת חשבונות לעמותות
האם עמותה חייבת בהנהלת חשבונות?
כן. כל עמותה מחויבת לנהל ספרים ולתעד את פעילותה הכספית בהתאם להוראות החוק והרגולציה החלה עליה.
האם עמותה צריכה רואה חשבון?
ברוב המקרים כן. עמותות נדרשות להגיש דוחות כספיים מבוקרים ולהיעזר ברואה חשבון לצורך ביקורת שנתית.
מה ההבדל בין הנהלת חשבונות לעסק לבין הנהלת חשבונות לעמותה?
בעמותות יש דגש רב יותר על שקיפות, ניהול תרומות, מעקב אחר תקציבים ייעודיים, דיווחים לרשם העמותות ועמידה בדרישות ניהול תקין.
מהו אישור ניהול תקין?
זהו אישור שמנפיק רשם העמותות לאחר בדיקת עמידת העמותה בדרישות החוק והניהול התקין. האישור נדרש פעמים רבות לצורך קבלת תמיכות ותרומות.
כיצד מתנהלים כספי תרומות בעמותה?
יש לתעד כל תרומה, לשמור אסמכתאות, להפיק אישורים לתורמים ולעקוב אחר השימוש בכספים בהתאם למטרת התרומה.
האם עמותה חייבת להגיש דוחות שנתיים?
כן. עמותות מחויבות בהגשת דוחות תקופתיים לרשם העמותות ולרשויות נוספות בהתאם להיקף פעילותן.
כמה עולה שירות הנהלת חשבונות לעמותות?
העלות משתנה בהתאם להיקף הפעילות, מספר התנועות, כמות העובדים, היקף התרומות והמורכבות החשבונאית של העמותה.
סיכום
ניהול פיננסי מקצועי הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר להצלחתה של כל עמותה. הנהלת חשבונות לעמותות מסייעת בשמירה על שקיפות, עמידה בדרישות החוק, קבלת אישור ניהול תקין וניהול נכון של תרומות ותקציבים.
בין אם מדובר בעמותה בתחילת דרכה ובין אם בארגון ותיק ומבוסס, ליווי מקצועי בתחום הנהלת החשבונות מאפשר לארגון להתמקד בעשייה החברתית, בעוד שההתנהלות הפיננסית מנוהלת בצורה מסודרת, יעילה ומבוקרת