הנהלת חשבונות במיקור חוץ לעמותות ולעסקים

הנהלת חשבונות במיקור חוץ פירושה שמשרד חיצוני מנהל את הספרים שלכם במקום עובד בתוך הארגון: רישום, קבלות, שכר, התאמות בנק ודיווחים לרשויות. אתם מעבירים מסמכים ומקבלים בחזרה ספרים מסודרים ודוחות שאפשר לקבל לפיהם החלטות. החשבייה עושה את זה לעמותות, לחברות לתועלת הציבור ולעסקים.

למי מתאימה הנהלת חשבונות במיקור חוץ?

למי שהעבודה החשבונאית שלו אמיתית וקבועה, אבל לא מצדיקה משרה מלאה. בפועל אלה בדרך כלל:

• עמותות וחל"צ – שמנהלות תרומות ומענקים, מעסיקות עובדים וחייבות בדיווח שנתי לרשם העמותות.
• עמותות שצמחו מגזבר מתנדב – שכבר לא יכול להחזיק לבד שכר, דיווחים והתאמות.
• עוסקים מורשים וחברות בע"מ – שרוצים ספרים שוטפים ודיווחים במועד, בלי לגייס עובד.
• ארגונים שמחליפים מנהלת חשבונות – ולא רוצים להישאר שוב תלויים באדם אחד.
• משרדי רואי חשבון – שמעבירים החוצה את העבודה השוטפת של לקוחות.

מה כלול בשירות הנהלת החשבונות במיקור חוץ?

השירות נבנה לפי מה שהארגון צריך. אלה הרכיבים שהחשבייה מציעה:

רישום שוטף והתאמות

קליטת כל המסמכים, רישום בספרים, והתאמה חודשית מול הבנק וחברות האשראי. כל חודש נסגר כשהספרים והבנק מסכימים.

קבלות וחשבוניות

הפקת קבלות על תרומות ותשלומים, וחשבוניות מס כשנדרש, ברצף מספור מסודר.

שכר ופנסיה

תלושי שכר, הפרשות לפנסיה לפי זכויות העובדים, דיווחי ניכויים ותשלומים לביטוח לאומי.

דיווחים לרשויות

דיווחים תקופתיים לרשות המסים ולביטוח לאומי לפי סוג הארגון, והכנת החומר לדוח השנתי.

דוחות ניהוליים

דוח חודשי או רבעוני מתוך הספרים: הכנסות, הוצאות, תקציב מול ביצוע ותזרים. בעמותה, דוח שאפשר להציג לוועד ולתורמים.

מה שונה בהנהלת חשבונות במיקור חוץ לעמותות?

הספרים של עמותה עונים לשני גורמים: רשות המסים ורשם העמותות. לכן יש בהם דברים שלא קיימים בעסק:

• תרומות ייעודיות – כסף שניתן לפרויקט מסוים נרשם ומוצג בנפרד, ולא מממן הוצאות אחרות.
• קבלות לתורמים – כולל קבלות לפי סעיף 46 כשלעמותה יש אישור.
• הדוח השנתי לרשם – דוח כספי ודוח מילולי שמוגשים עד 30 ביוני בשנה שאחרי שנת הדיווח. משרד במיקור חוץ מכין את התיק לרואה החשבון המבקר מוקדם מספיק.
• שקיפות – הוועד, ועדת הביקורת והתורמים מקבלים תמונה מתוך הספרים, לא מתוך הערכה.

זה הבסיס של שירות הנהלת החשבונות לעמותות של החשבייה, שמתמחה בעמותות וחל"צ.

מיקור חוץ או מנהלת חשבונות בתוך הארגון?

אין תשובה אחת. ההשוואה הזאת עוזרת להחליט:

חלק מהארגונים משלבים: עובדת פנימית שאוספת מסמכים ומטפלת בספקים, ומשרד חיצוני שמנהל את הספרים, השכר והדיווחים.

איך מתחילים לעבוד עם החשבייה?

1. שיחת היכרות – מה הארגון עושה, כמה פעילות יש, ומי מנהל את הכספים היום.
2. בדיקת מצב – עוברים על הספרים, הבנק והדיווחים האחרונים ומסמנים מה פתוח.
3. העברה מסודרת – מקבלים את הספרים מהגורם הקודם, או פותחים חדשים, ומגדירים איך המסמכים מגיעים.
4. עבודה חודשית – הספרים מתעדכנים, ודוח קצר חוזר אליכם.

שאלות נפוצות על הנהלת חשבונות במיקור חוץ

כמה עולה הנהלת חשבונות במיקור חוץ?

המחיר נקבע לפי היקף העבודה: מספר התנועות בחודש, מספר העובדים בשכר והדוחות שנדרשים. אחרי שיחת ההיכרות מקבלים הצעה מסודרת.

מה ההבדל בין הנהלת חשבונות במיקור חוץ לבין מנהל כספים חיצוני?

הנהלת חשבונות היא הרישום, השכר והדיווחים. מנהל כספים חיצוני עוסק בתכנון: תקציב, תזרים, ליווי הוועד והחלטות. הרבה עמותות צריכות קודם ספרים מסודרים, ורק אחר כך מנהל כספים לעמותה.

האם אפשר לעבור למיקור חוץ באמצע השנה?

כן. מקבלים את הספרים עד חודש המעבר, בודקים יתרות וממשיכים משם.

מי אחראי על הדיווחים כשהנהלת החשבונות במיקור חוץ?

המשרד מכין ומגיש את הדיווחים השוטפים שהוסכם עליהם. האחריות על הארגון נשארת אצל ההנהלה או הוועד, ולכן הם מקבלים דוחות ושותפים בהחלטות.

איך מעבירים מסמכים למשרד חיצוני?

סריקה, מייל או תיקייה משותפת. החשוב הוא שהמסמכים מגיעים כל חודש.

האם החשבייה עובדת גם עם עסקים, לא רק עם עמותות?

כן. לצד עמותות וחל"צ, החשבייה מנהלת ספרים לעוסקים מורשים ולחברות.